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Em agosto de 2006, a rede de farmácias Maxxi Econômica, sediada em Canoas/RS, decidiu atualizar toda a sua infra-estrutura de TI e seus sistemas de informação visando acompanhar a sua fase de expansão, que prevê a abertura de mais seis filiais até o final de 2007 – hoje são 22 lojas -, o que contribuirá para o aumento do volume de informações de negócios a serem automatizados e integrados de forma eficiente para garantir a eficiência do atendimento a uma média de 566 mil clientes mensais.<br />
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O grande desafio da atualização e modernização no início do projeto há cinco meses era a integração de informações entre as filiais e a matriz da Rede Maxxi Econômica, uma rede de TI composta por 30 servidores e 900 usuários finais. Apesar do grande volume de informações geradas diariamente pelas lojas (vendas, estoques, compras e pedidos), a integração dos processos era feita de forma manual através da cópia de arquivos e geração de arquivos textos, o que ocasionava inúmeras falhas e inconsistências nos processos, sem contar a demora na execução das tarefas: um dia e meio para automatizar 33 mil registros.<br />
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Com este ritmo, a matriz tinha acesso aos movimentos sempre com mais de um dia de defasagem. Hoje, o sistema de integração criado com iBOLT Integration Suíte, da Magic Software, permite que todos estes registros sejam feitos em apenas uma hora e é feito automaticamente.<br />
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Para obter estes resultados e tocar um projeto eficiente de integração dos processos, a Rede Maxxi Econômica, com a consultoria da Alltrade System, efetuou a atualização do Trade Vendor Pharma, sistema de automação de farmácias e drogarias fornecido pela própria Alltrade, e adquiriu a ferramenta de integração da Magic Software. Com o aumento da velocidade da Interligação (Frame Haley) e o aumento da banda de acesso à web, foi possível desenvolver o projeto a partir da integração de informações das lojas com a matriz em tempo real. <br />
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Outra área onde o iBOLT auxiliou foi a integração de notas fiscais com os principais fornecedores, um procedimento que era feito pelo CPD manualmente e levava cerca de duas horas diárias. Hoje, esta integração acontece de modo totalmente automático e o departamento de TI passou a se concentrar em questões estratégicas e o trabalho operacional e repetitivo ficou por conta do iBOLT.<br />
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O projeto inicial previa a integração dos processos principais; acesso aos estoques atualizados das filiais; acesso aos pedidos de compra gerados pelas lojas para a matriz; atualização dos cadastros feita pela matriz e integração das notas de compra de mercadorias recebidas pelas lojas e disponibilizadas para o setor fiscal da empresa.<br />
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A escolha pelo iBOLT se deu, segundo Diogo Santos, gerente de TI da Maxxi Econômica, porque a Alltrade System já possuía um case de sucesso com a utilização da ferramenta e porque a solução se mostrou com uma relação custo-benefício superior aos softwares similares no mercado. <br />
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“Com a utilização de outros softwares similares teríamos investimentos três ou quatro vezes maiores sem a mesma flexibilidade nos projetos. Os resultados são visíveis! Antes tínhamos uma pessoa exclusivamente somente para fazer a gestão da integração. Agora, o nosso servidor faz tudo sozinho e com a vantagem que podermos monitorar o que está acontecendo e ter a visão da conclusão de cada processo em tempo real e também notificada através de e-mail”, acrescenta Diogo.<br />
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”O projeto de integração com o iBOLT nos forneceu um ambiente completo e amigável para suportar todo o projeto de gerenciamento de processos de negócios da Rede Maxxi. Por oferecer uma infra-estrutura poderosa e flexível, foi possível criar uma rede de usuários sem barreiras na infra-estrutura de TI”, explica o gerente de TI da Rede.<br />
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Se para a área de TI, a integração com o iBOLT apresentou resultados altamente satisfatórios, para a direção da empresa o processo se mostrou ainda mais atrativo. Foi possível aumentar a automatização da coleta de dados e , com isso, reduzir os estoques e realizar a reposição de mercadorias nas lojas no tempo e quantidade adequada, “pois agora temos acesso às informações de forma rápida e precisa e a direção da empresa pode visualizar de forma rápida o que está acontecendo com as lojas”, conta Diogo. <br />
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Com a primeira etapa, concluída em 5 meses, inclusive envolvendo a atualização do ERP e do Banco de Dados em todas as 22 filiais da rede, a empresa pôde avançar no seu processo de expansão com a abertura de mais sete pontos de venda. E com o sucesso alcançado, a empresa já prevê um crescimento ainda maior, pois o projeto interno da empresa prevê a abertura de mais 15 pontos de venda no próximo ano.<br />
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”Este projeto consolidou a parceria que temos com a Alltrade, pois o comprometimento com o sucesso do projeto foi total, e o uso da tecnologia da Magic Software mais uma vez se mostrou extremamente eficiente, além da ferramenta iBOLT nos oferecer possibilidades ilimitada, colocando o BPM muito além de integração. A automatização de processos podem ser amplamente explorada e implementada em nosso negócio”, finaliza Diogo Santos.<br />
