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<p style="text-align: left;">O principal problema é a ausência nestas companhias do uso de tecnologias avançadas que possam permitir a Gestão Documental integrada com os sistemas computacionais da empresa, principalmente os sistemas ERP, Recursos Humanos, ECM entre outros. Ou seja, as empresas necessitam realizar o input automático e correto das informações críticas nos sistemas legados, sejam locais ou em nuvem. A gestão de toda a informação não estruturada (documentos de diversos formatos e com diferentes informações) é vital para o sucesso da organização no tratamento de tais informações, além de garantir agilidade no processo decisório. A Gestão Documental integra este processo.</p>
<p style="text-align: left;">Algumas das maiores companhias no Brasil, entre aquelas que recebem grandes quantidades de documentos de várias origens, já descobriram as vantagens da Gestão Documental integrada aos sistemas de gestão. O processo envolve a captura de informações via OCR (Optical caracters recognation), seguida de uma conferência do conteúdo dos dados capturados, possibilitando a sua classificação automática e transferência via software especialista para os sistemas de gestão. Já foi o tempo em que este processo era limitado à digitalização de documentos, e sua classificação e captura manual aos sistemas legados como no ECM, que transformava o documento em imagem para depois armazená-lo, sem qualquer integração com os sistemas de gestão.</p>
<p style="text-align: left;">O controle da informação proporcionada pela Gestão Documental pode reduzir em até 90% os erros e inconsistências de dados com a utilização de soluções de OCR, em comparação com a digitalização ou coleta manual de dados, outro ponto importante é a redução de custos laborais com a adoção de soluções de automação, que em alguns casos pode chegar a 60%. A quantidade de cópias de documentos também cai drasticamente e isto resulta na redução do consumo de papel e insumos para impressão.</p>
<p style="text-align: left;">A Gestão Documental também abre caminho para a melhoria dos processos administrativos e de pessoas, e contribui para o avanço da adoção da gestão de conteúdo – Enterprise Content Management (ECM), de processos de negócios – Business Process Management (BPM), incluindo as tecnologias de workflow, recurso que já acompanha muitas das melhores soluções de gestão de documentos disponíveis no mercado. Além disso, o acesso à informação de negócios pode incluir a utilização de dispositivos móveis e seu armazenamento na computação em nuvem.</p>
<p style="text-align: left;">As empresas que avançaram para a Gestão Documental já mudaram radicalmente a maneira como veem um documento digitalizado, que passou a ter valor de destaque entre as suas prioridades. Principalmente em uma época de sustentabilidade.</p>
<p style="text-align: left;">(*) Managing Director Brasil da ReadSoft, fornecedora de tecnologias para a gestão de documentos.</p>
