Mas, ter que esperar por situações de adversidade para
aperfeiçoar seus processos, por outro lado, também não é a atitude mais
correta. <br />
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A gestão de custos de telecomunicações é um assunto que ilustra muito bem a tendência que as organizações têm, de forma geral, de buscar novas soluções apenas quando se vêem obrigadas a se renovar para enfrentar as adversidades. Isso porque os gastos nesta área (que incluem telefonia fixa, móvel e dados), geralmente correspondem a uma das maiores despesas das médias e grandes empresas.<br />
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Além das faturas pagas mensalmente às operadoras, ainda existe o investimento em novos produtos e soluções, que invariavelmente têm sua tecnologia ultrapassada por novidades que atendem cada vez mais às necessidades das organizações.<br />
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Como se não bastasse, além do elevado gasto que os sistemas de telecomunicações representam para as empresas, existem ainda outros obstáculos que tornam a gestão destes custos um verdadeiro desafio, trazendo à tona alguns questionamentos.<br />
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O primeiro é: a empresa está, de fato, pagando pelo que foi contratado? As operadoras de telecom ainda erram demasiadamente no billing de seus clientes, sendo que o que foi negociado em contrato nem sempre corresponde ao valor cobrado mensalmente por elas. E se, para as operadoras, é difícil realizar a cobrança da maneira correta, o mesmo ocorre com o controle feito pelas empresas, com seu grande volume de chamadas e contas por mês. Isso porque sobra para elas analisar se a fatura está de acordo ou não com o contrato, sem buscar o apoio de consultorias especializadas.<br />
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Outro questionamento é: a companhia realmente faz o melhor uso dos recursos de telecom contratados? Muitas empresas têm a falsa ilusão de que a redução de custos em telecom está associada apenas à gestão e à auditoria de suas faturas e, mesmo assim, não possuem sequer um controle eficaz sobre os recursos contratados, as razões de sua utilização, seu uso de maneira racional, o quanto contribuem positivamente para o sucesso dos negócios etc.<br />
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A terceira pergunta: foram negociados os melhores preços com as operadoras, de acordo com o perfil do uso do serviço pela companhia? As empresas se utilizam de sistemas de cotação que levam em conta apenas a comparação de propostas comerciais entre uma ou mais operadoras, confrontando as tarifas por serviço ofertado que têm em mãos. Porém, dificilmente consideram outros aspectos que também exercem papéis fundamentais para a economia efetiva no custo total do contrato, como a análise dos perfis de utilização por serviço e a montagem do melhor mix de serviços versus preços.<br />
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Uma pequena variação na tarifa de um serviço muito utilizado pode proporcionar uma redução muito maior do que uma grande redução de tarifa de outro menos utilizado. Além disso, muitas vezes os contratos são negociados com base apenas nas ofertas recebidas, sem a realização de um benchmarking com outras empresas com o mesmo perfil de consumo, o que pode resultar em uma negociação muito melhor do que quando solicitamos uma simples “proposta comercial”.<br />
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A última questão é: os processos estão adequados a uma efetiva redução de custos de telecom? Com muita frequência as empresas investem em soluções de redução de custos em telecom para auditar suas contas, controlar seus ativos e negociar adequadamente seus contratos. Porém, acabam se esquecendo de rever seus processos internos com foco na efetiva redução de custos.<br />
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Com todas estas questões, nada mais lógico que a gestão de telecom seja uma das principais prioridades das organizações no momento atual, pois, além de proporcionar a redução de custos já em um primeiro momento, também disponibiliza uma série de informações que proporcionarão às empresas mais visibilidade de seus gastos, proporcionando decisões mais adequadas sobre a renegociação de tarifas e contratos, planejamento do ciclo de vida dos ativos de TI, segurança no pagamento de faturas, entre outros. No entanto, vale ressaltar que a auditoria das faturas é apenas um pequeno passo rumo à plena gestão financeira dos recursos de telecomunicações.<br />
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Na luta constante pela diminuição de gastos e por lucros cada vez maiores sairão vencedoras apenas as companhias que buscarem constantemente a atualização e a melhoria nos seus processos, independentemente do contexto em que estão inseridas naquele momento. A melhor administração dos custos de telecom é um caminho considerável para facilitar estes desafios para os CIOs.<br />
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* Diretor de TI da TOPMIND
