Especialista no desenvolvimento de soluções para documentação fiscal eletrônica, a G2KA desenvolveu uma solução inovadora para receber, guardar e também validar os documentos fiscais recebidos, proporcionando agilidade e segurança no armazenamento das informações. Um diferencial da ferramenta é a capacidade de gerenciar três tipos de documentos: Nota Fiscal eletrônica (NF-e), Nota Fiscal de Serviços eletrônica (NFS-e) e Conhecimento de Transporte eletrônico (CT-e). Esse processo garante que a empresa está guardando e lançando no sistema de gestão um documento realmente válido, de acordo com as informações da SEFAZ origem e que não tenha sido cancelado, por exemplo.
Maicon Klug, diretor de marketing da G2KA, afirma que as empresas precisam urgentemente mudar a postura quanto a gestão dos documentos eletrônicos, já que, além da legislação exigir a validação e armazenamento das notas, a falta de organização pode trazer muitos problemas no futuro. “Os Sistemas de Gestão são especialistas em regras de negócio e não em documentação fiscal eletrônica, por isso a gestão de documentos fiscais deve ser feita com softwares específicos, desenvolvidos por profissionais especializados no assunto”.
Com a solução e-DOC, da G2KA, a gestão dos documentos é iniciada com a criação de uma conta de email exclusiva para o recebimento dos documentos fiscais eletrônicos e esta conta é integrada ao sistema. A ferramenta monitora os emails dessa caixa buscando arquivos XML que possam ser relacionados a NF-e, NFS-e ou CT-e. Após o recebimento e leitura os documentos são validados com o órgão responsável e armazenados num banco de dados. O próximo passo é o envio das informações para o sistema ERP da empresa. O lançamento de informações passa a ser automatizado, garantindo mais agilidade e confiabilidade.
Klug conta que muitas vezes, nas empresas, o documento fiscal recebido por email acaba sendo guardado em alguma pasta no próprio email, sem qualquer backup de segurança e sem validação. “O lançamento das informações para o ERP também costuma ser feito manualmente, abrindo brechas para erros que podem gerar um efeito cascata nos processos internos e trazer muitas complicações futuras como problemas no controle de estoque, erro nos fechamentos contábeis, falhas em ordens de compra, entre tantos outros”.
A partir da correta gestão de documentos recebidos as empresas podem contar com organização e padronização nos processos. O sistema elimina problemas como arquivos espalhados em diferentes lugares, e-mails, pen drives ou CDs, que dificultam o acesso aos dados. Diminui radicalmente o tempo empregado em atividades de conferência, elimina a probabilidade de erros na digitação manual e aumenta a segurança no armazenamento das informações, entre outros benefícios.