Eficiência em outsourcing de impressão

Muitos problemas surgiram por falta de uma seleção estratégica e, por conta disso, culparam o modelo que, em muitos casos, passou a ser rejeitado. Entre inúmeras atividades que poderiam funcionar muito bem fora de casa está o gerenciamento de impressão, ou seja, a contratação dos Serviços de Outsourcing de Impressão, também conhecido como Managed Print Services (MPS) ou Serviços de Impressão Gerenciada.
A implementação de projetos de MPS, portanto, é uma oportunidade de aumento de produtividade, melhoria de processos e redução de desperdícios. Não somente um processo de compra de uma página impressa mais barata. Todas as possibilidades comprovam que a melhor forma para conquistar a redução de custos é com uma gestão eficiente.
Certamente, a impressão de documentos no ambiente corporativo passa, em algum, momento por processos de negócios e pode, portanto, contribuir ou atrapalhar as atividades. Não é incomum ela ser deixada de lado ou em segundo plano quando as estratégias da TI são traçadas e colocadas em prática, sendo lembrada tão somente como vilã de custos ou despesas.
Em outros casos, esses terceiros, apenas entregam suprimentos sob demanda, deixando a tarefa de gerenciar estoques e planejá-los para as equipes internas. Sendo assim, o papel desses provedores de serviços é totalmente distorcido, ficando restrito.
Tempo e recursos são dedicados para proteção da base de dados, comunicações eletrônicas, acessos a sistemas e tantos outros. Mas, uma importante porta de saída de informação se abre quando dados processados e modelados tornam-se informação útil. E mesmo com severas políticas de segurança e rastreabilidade são convertidos em impressão de documentos em papel.
A indústria de serviços de impressão em sua oferta ao mercado traz diversos níveis de serviços, representados por números extremamente agressivos, mas, também, é percebido que essa oferta, muitas vezes, é apresentada sem um entendimento maior do negócio da organização, tomadora do serviço. Isso gera um desalinhamento financeiro e, por muitas vezes, uma entrega inadequada.
Gerenciar o grande volume de informações estratégicas para a companhia é um dos maiores desafios da atualidade. O pulo do gato diante da avalanche de dados estruturados e não estruturados que invadem o ambiente corporativo, é saber separar o joio do trigo, verificando o que, de fato, é importante para o negócio. E vão muito mais além: essas informações devem estar disponíveis de maneira inteligente e eficaz.
O mundo atual nos leva à necessidade de mobilidade e flexibilidade. A chegada e a expansão de tecnologias (como Internet, WI-FI e 3G), a queda nos preços dos notebooks e o crescimento da participação de mercado dos tablets e smartphones exigiram um quadro em que o acesso à informação precisa estar disponível a qualquer momento e em qualquer lugar. A verdade é que quanto maior o volume de informações disponíveis, maior nossa necessidade de atualização. (*) Diretor de Unidade de Negócios – MPS da OKI