<p>Um exemplo prático: quando você decide comprar um carro, avalia os custos de aquisição – consumo de combustível, seguro, manutenção, valor da revenda e até o tamanho da garagem. Depois de alguns anos, o carro começa a exigir manutenções cada vez mais caras. Isso significa que seu automóvel já está desatualizado, enquanto os modelos mais novos têm opções de desempenho e conforto melhores que o seu. Em algum momento, os custos de manter seu carro passam a ser mais caros do que adquirir um novo. <br />O mesmo vale para os aplicativos de sua empresa. Mas como avaliar o TCO deles? A seguir, um guia rápido e prático que o ajudará nessa missão.</p>
<p><strong>Passo 1: Estabelecer um objetivo</strong></p>
<p>TCO é um conceito financeiro e existem várias metodologias no mercado para fazer este cálculo. Aqui vamos falar sobre calcular TCO de um aplicativo com o objetivo de avaliar a viabilidade econômica de uma nova forma de gestão dele.</p>
<p><strong>Passo 2: Definir quais custos são relevantes para a análise</strong></p>
<p>Leve em conta os custos com licenças do aplicativo e outros softwares – como banco de dados (suporte anual)-, salários e benefícios dos funcionários envolvidos na gestão do aplicativo (analistas de sistemas, DBAs, programadores, suporte help desk) e serviços de terceiros (suporte, manutenção, desenvolvimento, entre outros).</p>
<p><strong>Passo 3: Levantar os custos relativos aos itens do passo anterior.</strong></p>
<p>É importante identificar os custos que incorrem regularmente em todos os meses e também aqueles que são sazonais ou temporários. Outro item importante a levantar são os custos que irão incorrer no futuro, como atualização tecnológica, serviços de atualização de versão do aplicativo e de banco de dados. Para ajudar, é interessante buscar como esses custos ocorreram no passado.</p>
<p>Aqui vale uma observação, existem alguns custos muito difíceis de aferir. Por exemplo, o custo do downtime (paradas, interrupções) ou má performance. Quando acontece uma parada do aplicativo, pode existir algum custo adicional para restabelecer a operação. Além disso, a interrupção causa problemas ao negócio, como uma demora na emissão de Nota Fiscal, recepção de mercadoria, emissão de uma ordem de produção, entre outros que gerarão gastos extras.</p>
<p><strong>Passo 4: Organizar os custos levantados ao longo do tempo</strong></p>
<p>Agora chegou o momento de inserir os itens de custo que levantou até aqui em uma linha do tempo, a ideia é definir pelo menos um ciclo para cada um deles. Avalie o período que cada item de custo ocorre. Por exemplo, salários ocorrem mensalmente, já uma atualização tecnológica, a cada três anos. O maior período será o escolhido para análise do TCO.</p>
<p>Organize os custos futuros e passados. Assim você conhecerá o TCO (em x anos) do passado e do futuro. Para conhecer o TCO mensal, é só somar o custo de todos os meses e dividir pelo número de meses da análise.</p>
<p><strong>Passo 5: Identificar quais custos serão substituídos pelas diferentes alternativas.</strong></p>
<p>Como o objetivo deste estudo é avaliar a viabilidade econômica de uma nova forma de gestão do aplicativo, agora você pode:</p>
<p>- Saber se a gestão do seu aplicativo está eficiente, comparando com outras alternativas;<br /><br />- Avaliar se essa gestão traz vantagem competitiva para sua empresa;<br /><br />- E avaliar alternativas para melhorar a gestão de custo do aplicativo.<br /><br />Uma alternativa para a redução do TCO em TI é a modalidade SaaS (Software as a Service). O SaaS engloba alguns custos diretos e indiretos da gestão de aplicativos, permitindo assim uma forma diferente da tradicional de gerir os custos de aplicativos, além de utilizar os recursos de forma mais eficiente.</p>
<p>Para finalizar, ressalto que a análise de TCO é um dos itens que influenciam a escolha de um novo aplicativo ou forma de gestão. Contudo, outros fatores como retorno de investimento (ROI), time to value (TtV) e arquitetura tecnológica também são importantíssimos e devem ser considerados antes de uma decisão.</p>
<p>(*) Diretor Executivo da Engine, companhia especializada no modelo SaaS (Software as a Service) que oferece soluções de gestão empresarial.</p>
