Como reduzir os custos elevados do Business Forecasting

Em nossa experiência de mais de 15 anos notamos que as empresas sofrem com isso, e não é pouco. A maioria delas se mantém firme às planilhas eletrônicas para esta finalidade e não encontra uma saída, principalmente devido aos custos elevados das ferramentas e projetos oferecidos pelos players líderes. 
 
Não é necessário ser um gênio para notar que o resultado deste trabalho todo é altamente deficiente quando não se possui uma ferramenta adequada. As planilhas são muito boas para uma infinidade de tarefas, mas são extremamente limitadas e não podem ser integradas umas às outras, aos sistemas de gestão, etc. Também não servem para orçamentos globais que são criados a partir de orçamentos menores, regionais, vindo das demais áreas da empresa, ou até mesmo de outras regiões, ou países. E mais: as planilhas não permitem que sejam trabalhadas em tempo real, mesmo que se utilize o Google Apps. Faça um teste. 
 
Há alguns anos, as soluções de planning foram surgindo, inicialmente oferecidas por grandes fornecedores de software e sempre na modalidade on premise, ou seja, instaladas localmente na infra de TI do cliente. Com o avanço da oferta de aplicações baseadas na Web, uma nova proposta surge: as aplicações de planejamento orçamentário rodando 100% na Web e com capacidade de inserção, alteração e exclusão de dados a qualquer momento e de qualquer lugar. Um cenário 100% na Clould Computing. 
 
Os serviços baseados na nuvem fornecem uma maneira facilitada para as empresas terem acesso a aplicações avançadas, mas que não necessitam de instalação em seus servidores. De fato, uma vantagem muito grande. E quanto à segurança dos dados? As empresas que adotam a nuvem como meio de fazerem suas aplicações rodarem, não têm do que reclamar. Temos vários casos neste sentido. 
 
Muitas vantagens podem ser listadas: com uma aplicação de planning na nuvem as empresas não ficam mais dependentes de equipes internas para cuidar da aplicação e não necessitam investir no upgrade de sua infraestrutura de TI. Podem, então, dar foco no seu core business. A colaboração entre equipes é outro ponto forte: é comum as empresas compartilharem planilhas entre as equipes, de modo que cada pessoa possa rever o que foi feito e realizar as alterações necessárias. No entanto, na versão na nuvem, os gestores podem ter uma visão ampliada de cada orçamento, rastrear as anotações, inputs e realizar comentários e possíveis ajustes. O resultado é a colaboração efetiva entre equipes. 
 
Ao trocar as tradicionais planilhas eletrônicas – on premise ou na nuvem – por uma ferramenta especialista em planning, os gestores, na verdade, estarão reduzindo os seus custos com este processo. Isto porque as planilhas são extremamente vulneráveis a erros e ao retrabalho, o que pode triplicar o tempo de execução de um projeto, sem falar na possibilidade de inconsistências no planejado e no apurado. 
 
Para se ter uma idéia da economia oferecida por uma aplicação de planning baseada em SaaS (software as a service), recente estudo, realizado pela empresa de consultoria e pesquisas Hurwitz & Associates, identificou que a solução de planejamento da Adaptive Planning, por exemplo, possui TCO 77% menor que as soluções similares oferecidas no modelo on premise. O estudo também revelou que o modelo SaaS oferece benefícios além das economias de TCO e se concentram na diminuição de riscos, implementação mais rápida, maior produtividade, flexibilidade e, consequentemente, maior satisfação do cliente, confiabilidade e desempenho. 
 
Toda empresa que planeja crescer, mas possui seus orçamentos baseados nas planilhas, deve estar atenta às novidades tecnológicas. As soluções oferecidas pelo mercado apontam para um caminho sem volta: o planning na computação na nuvem já é uma realidade e se tornará o padrão sem volta nos próximos anos e, certamente, mudará o modo como os gestores tocam seus planejamentos orçamentários. O segredo reside em saber qual é a ferramenta adequada para cada tipo de empresa. Mas, isso, também não será problema por muito tempo. Quanto mais as empresas experimentam estas novidades, mais as tecnologias avançam e se adéquam a cada tipo de negócio e uso. E mais empresas se beneficiarão do aumento da oferta de produtos cada vez melhores. 
 
(*) Presidente da ODE Peopleware, distribuidora da Adaptive Planning no Brasil.