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O projeto, que foi desenvolvido com o apoio dos serviços e tecnologia da Astrein, resultou em uma redução de 92 mil para pouco mais de 40 mil produtos cadastrados, e em ganho de produtividade e organização no departamento de compras.
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Detentora de oito unidades produtivas nas regiões Sudeste e Nordeste, a Vicunha enfrentava uma série de dificuldades na composição de seu cadastro de materiais, devido à unificação de seus cadastros de materiais ocorrido em out/2002, onde na ocasião cinco empresas pertencentes ao grupo Vicunha deram origem a "Vicunha Têxtil S/A". Um dos principais problemas enfrentados eram as multiplicidades (o mesmo item cadastrado com nomes ou abreviaturas diferentes).
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"Muitas vezes a descrição do mesmo produto cadastrado nas Unidades do Estado de São Paulo era divergente do cadastro das unidades do Nordeste. Isso gerava problemas de lote de compra, pois a compra do mesmo item ficava fracionada e o Depto de Compras perdia vantagem na negociação com Fornecedores, muitas vezes comprávamos materiais sendo que o mesmo material, com nome diferente, estava disponível em outra Unidade", explica Valter Lopez, gerente de Supply Chain da Vicunha.
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Dessa forma, o departamento não conseguia manter um histórico preciso de compras de cada item, e também acabava mantendo estoques maiores do que o necessário, já que muitos produtos eram adquiridos em duplicidade. "Precisávamos preparar a Vicunha para implantação de sistemas de e-procurement, e isso ajudou a evoluir a aprovação de um processo de padronização e saneamento completo do cadastro de Materiais", diz.
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Dando início ao processo de saneamento, a Vicunha estipulou uma equipe interna para padronizar o nome e a descrição de todos os insumos adquiridos pela empresa em suas unidades, e contratou a Astrein para prestar consultoria e também oferecer a base tecnológica: a solução Shared Services Astrein – Módulo ENGMAT, especializada na padronização de descrições de materiais, unificação e saneamento de cadastros.
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Resultado de mais de 20 anos de experiência da Astrein no desenvolvimento de software, a solução ENGMAT ajudou a Vicunha a adotar padrões de descrição de materiais (PDM) largamente utilizados pelo mercado fornecedor. A empresa ainda forneceu o suporte técnico necessário e o treinamento para a equipe da Vicunha, que no período de um ano realizou a padronização, seguindo o cronograma estipulado para cada "família" de produtos. "O ENGMAT trouxe uma série de PDMs que já são utilizados pelo mercado em geral, e fizemos os complementos necessários com os insumos específicos da indústria têxtil", afirma Lopez.
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Além da redução brutal no número de produtos cadastrados no departamento de compras da Vicunha, e da eliminação de 4.267 itens de cadastro iguais, o projeto resultou em uma série de melhorias que aprimoraram todo o processo de compras. "Hoje, o cadastro de materiais da Vicunha está preparado para a implantação do e-procurement e é possível ter uma gestão de estoques mais afinada com as necessidades da empresa. A busca no sistema por determinado material e até a inclusão de novos itens se tornou muito mais fácil e precisa", completa.
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